Veli Görüşme Formu Nasıl Doldurulur? 2026-2027 Okul Rehberlik Rehberi

Veli görüşme formu, okul psikolojik danışma ve rehberlik hizmetlerinde velilerle yürütülen görüşmelerin amacını, ele alınan konuları, iş birliği adımlarını ve gerekiyorsa izleme planını düzenli biçimde kaydetmeye yardımcı olan bir araçtır. Ancak formun görevi, aileyi etiketlemek, çocuğa tanı koymak veya uzun bir sohbeti kelimesi kelimesine belgelemek değildir. Özellikle öğrenciye ilişkin hassas bilgiler söz konusuysa yalnızca gerekli bilgilerin uygun koruma önlemleriyle kaydedilmesi gerekir.

Bu rehber, veli görüşme formu nasıl doldurulur sorusunu okul öncesi, ilkokul, ortaokul ve lise bağlamında ele alır. Görüşme öncesi hazırlığı, görüşme sırasında kullanılabilecek açık uçlu soruları, nesnel özet yazımını, görüşme sonrası izlemeyi, öğrenci-veli mahremiyetini ve MEB'in resmî formundaki bölümlerin amacını açıklar. Düzenlenebilir bir taslak hazırlamak için BelgeHazırla Veli Görüşme Formu sayfasından yararlanılabilir. Oluşturucu, yetkili okul kayıtlarının veya rehberlik hizmetlerinin yerine geçmez.

Veli görüşme formunun amacı nedir?

Okul-veli görüşmeleri yalnızca bir sorun ortaya çıktığında yapılmaz. Öğrencinin okula uyumu, akademik çalışma alışkanlıkları, sosyal ilişkileri, duygusal gelişimi, kariyer kararları ve destek ihtiyaçları hakkında aileyle iş birliği kurulabilir. Görüşme formu, konuşmanın neden yapıldığını ve sonraki adımın ne olduğunu hatırlamayı kolaylaştırır. Böylece benzer konular tekrar gündeme geldiğinde hangi desteğin denendiği, nasıl geri bildirim alındığı ve hangi tarihte izleme planlandığı görülebilir.

MEB Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği rehberlik hizmetlerinin gelişimsel, önleyici ve iyileştirici yönlerini açıklar. Bu çerçevede veliyle görüşme, öğrencinin yararını önceleyen iş birliği çalışmalarından biridir. Formun bulunması hizmetin nitelikli yürütüldüğünü kendiliğinden kanıtlamaz; asıl önemli olan görüşmenin amaçlı, etik ve öğrencinin ihtiyaçlarına uygun yapılmasıdır.

MEB'in resmî veli görüşme formunda neler bulunuyor?

MEB Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü'nün yayımladığı Veli Görüşme Formu ve Yönergesi iki sayfalık resmî örnek sunar. Formun ilk sayfasında öğrenci ve veli bilgileri, görüşme konusu, çalışmanın özeti, görüşme tarihi, iş birliği yapılacak kişi veya kurum, sonuç ve öneri alanları yer alır. Ayrıca sonraki görüşme ya da izleme için ayrı bölüm bulunur. İkinci sayfadaki yönerge, formun kullanım amacı ve kayıt sürecine ilişkin açıklama içerir.

Özellikle önemli bir ayrıntı şudur: MEB'in bu örneğinin yönergesinde ilk görüşmeden sonra yapılan veli görüşmelerinde kullanılması anlatılır. Dolayısıyla sitenizdeki her veli görüşme şablonunu bu resmî formun birebir aynısı veya her aşamada zorunlu tek format gibi göstermek doğru değildir. BelgeHazırla'nın oluşturucusu yardımcı belge taslağı sunar; resmî kurumunuzun geçerli form ve kayıt kuralları önceliklidir.

Görüşmeden önce hangi hazırlıklar yapılmalı?

Veliyle görüşmeden önce görüşmenin amacını ve kimlerin katılacağını netleştirin. Görüşme talebinin öğrenciden, öğretmenden, veliden veya okul yönetiminden gelmesi, hangi konuya odaklanılması gerektiğini etkileyebilir. Ancak talebi kimin ilettiği tek başına öğrencinin durumuna ilişkin kesin kanıt değildir. Öğretmen görüşleri, uygun öğrenci bilgileri ve önceki görüşme kayıtları yalnızca yetki ve ihtiyaç çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Önceden belirlenmiş kısa bir gündem işe yarar: Görüşme nedeni, öğrencinin güçlü yönleri, okulda ve evde gözlenen durum, denenmiş destekler ve iş birliği seçenekleri. “Veliye ne anlatacağım?” kadar “Veliden ne öğrenmek istiyorum?” sorusu da önemlidir. Tek taraflı bilgilendirme yerine karşılıklı soru ve düşünmeye fırsat tanıyın. Öğrencinin hazır bulunmasının gerekli veya uygun olup olmadığı ayrıca değerlendirilmeli; çocuk gereksiz yere çatışmanın içine çekilmemelidir.

Randevu ve görüşme ortamı nasıl düzenlenmeli?

Görüşmenin zamanı velinin ve okulun koşullarına uygun planlanmalıdır. MEB'in 21 Eylül 2026 tarihli Okul Randevu Sistemi duyurusu, veli-öğretmen görüşmelerine ilişkin randevu uygulamasını açıklar. Okulun güncel randevu ve ziyaret usulünü kontrol edin; kişisel mesajlaşmaların her zaman resmî randevu yerine geçtiğini varsaymayın. Acil koruma ve güvenlik durumlarında ise ilgili mevzuatın öngördüğü başvuru ve bildirim süreçleri ayrıca işletilir.

Görüşme mekânı başkalarının duyabileceği koridor, açık kapılı öğretmenler odası veya kalabalık toplantı alanı olmamalıdır. Yeterince sakin, mahremiyeti koruyan ve erişilebilir bir alan tercih edilmelidir. Görüşmeye katılan kişinin veli/vasilik ve erişim yetkisi, gerekli durumlarda okulun kayıtlarına göre kontrol edilmelidir. Görüşme sırasında ses veya görüntü kaydı alma gibi işlemler için ayrıca geçerli hukuki ve kurumsal koşulların değerlendirilmesi gerekir; bunu rutin uygulama olarak varsaymayın.

Veli görüşmesine nasıl başlanmalı?

Başlangıçta görüşmenin amacı ve beklenen süresi kısa, açık bir dille ifade edilebilir. Aileye hangi konuların görüşüleceği, gerektiğinde kimlerle iş birliği yapılabileceği ve gizlilik sınırlarının genel çerçevesi anlatılmalıdır. Veli, görüşmeye “Okul beni şikâyet etmek için çağırdı” kaygısıyla gelmiş olabilir. Bu nedenle yargılayıcı bir açılış yerine iş birliğine davet eden bir çerçeve kullanmak konuşmanın niteliğini artırabilir.

Örnek açılış: “Bugün çocuğunuzun okulda iyi giden yönlerini ve destek gerektirebilecek bir alanı birlikte değerlendirmek istiyoruz. Evde sizin fark ettiğiniz durumları da dinlemek isterim.” Bu ifade bir tanı, müdahale garantisi veya hazır karar değildir. Görüşmenin içeriği çocuğun yaşı, ailenin koşulları, toplantının amacı ve psikolojik danışmanın mesleki değerlendirmesine göre değişecektir.

Açık uçlu ve yargılamayan sorular kullanma

“Çocuğunuz zaten hep böyle mi?” gibi genelleyici sorular yerine “Bu davranış hangi zamanlarda daha sık ortaya çıkıyor?” sorusu daha somut bilgi sağlar. “Neden ilgilenmiyorsunuz?” sorusunun yerine “Evde ödev veya çalışma zamanı nasıl geçiyor?” denebilir. Açık uçlu sorular, farklı açıklamalara yer açar; fakat her yanıtın doğrulanmış olgu sayılmaması gerekir. Özellikle evde yaşanan durumlarla ilgili tek kaynağın görüşme sırasında aktarılan bilgi olduğu açıkça belirtilmelidir.

Veliye öğretmenin gözlemini aktarırken “Sınıfta üç kez söz kesme gözlendi” gibi tanımlanabilir davranışları tercih edin. “Saygısız”, “ilgisiz aile”, “problemli öğrenci” gibi etiketleyici ifadelerden kaçının. Bir öğrencinin zorlandığı alana odaklanırken güçlü yönlerini, işe yarayan önceki stratejileri ve kendisinin görüşünü de dikkate alın. Görüşmenin amacı ebeveyni savunmaya itmek değil, öğrencinin yararına bir sonraki adımı belirlemektir.

Görüşme konusu nasıl kaydedilmeli?

Resmî form örneğinde akademik konular, okula ve çevreye uyum, sosyal uyum, ailevi konular ve benzeri başlıklar görülebilir. Bu sınıflandırmalar görüşmeye yön verir; tek başına tanı veya vaka kategorisi değildir. Formda birden çok konu varsa asıl amacın kısa bir cümleyle netleştirilmesi, sonradan dosyayı açan yetkili kişinin neden görüşüldüğünü anlamasına yardımcı olur. Başlığın uzun olması yerine doğru olması önemlidir.

Örneğin “devamsızlık” görüşmesinde devamsızlığın görüldüğü dönem, aileyle konuşulan olası etkenler, öğrencinin okulda destek bulma durumu ve planlanan takip ayrı tutulabilir. Ailevi stres, sağlık sorunu veya ekonomik koşul gündeme gelirse bunu öğrencinin bütün çevresine duyurulacak not gibi işlemeyin. Görüşmenin kapsamı, eğitim hizmeti için gerçekten gerekli bilgilerle sınırlanmalıdır.

Çalışmanın özeti nasıl yazılır?

“Veli ile görüşüldü, bilgilendirme yapıldı” ifadesi bazen çok yüzeysel kalır. Öte yandan uzun konuşma dökümleri de gereksiz mahremiyet riski oluşturur. Nesnel kısa özet, görüşme amacı, aktarılan temel gözlem, velinin paylaştığı önemli bilgi ve üzerinde durulan destek yollarını içerebilir. Kullanılan dil suçlayıcı değil betimleyici olmalıdır. Farklı kişilerden alınan bilgiler, tek bir kesin hüküm altında birleştirilmemelidir.

Örneğin “Öğrencinin son dönemde derslere katılımında azalma gözlendiği ifade edildi; veli evde çalışma düzeninin değiştiğini belirtti; okul-aile arasında haftalık kısa geri bildirim planlanması görüşüldü” gibi bir yapı düşünülebilir. Bu yalnızca kurgusal dil örneğidir, gerçek öğrencilerle ilgili hazır karar değildir. Dosyada ölçülemeyen değerlendirmeler veya kişisel kanaatler yerine somut, gerekli ve öğrencinin yararına ilişkilendirilebilir bilgiler tercih edilmelidir.

Görüşme sonunda sonuç, öneri ve izleme planı

Görüşme tamamlanırken tarafların üzerinde uzlaştığı uygulanabilir adımlar belirlenebilir. Örneğin öğretmenin sınıf içi yönergeleri daha kısa vermesi, ailenin evde yapılabilecek bir çalışma rutini denemesi ve rehberlik servisinin belirli tarihte yeniden görüşmesi gibi adımlar düşünülebilir. Ancak bu öneriler her öğrenci için değişmez reçete değildir. Sorumlunun kim olduğu, izleme zamanının nasıl belirlendiği ve sonucun hangi göstergelerle değerlendirileceği açıklanmalıdır.

MEB resmî formunda sonraki görüşme/izleme için ayrı bölüm bulunması, süreci tek görüşmeyle sınırlandırmamanın önemini gösterir. Veliyle konuşulan bir öneri uygulanamadıysa bunun nedenini yargılayıcı biçimde değil, karşılaşılan güçlük ve alternatif destekler açısından değerlendirmek yararlı olabilir. “Veli verilen görevi yapmadı” gibi suçlayıcı not yerine gerçekte neyin gerçekleştiğini ve takipte neyin ele alınacağını yazın.

Mahremiyet, danışan dosyası ve veri güvenliği

Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği danışan dosyasını özel ve gizlilik içeren bilgilerle ilişkilendirir. KVKK'nın resmî rehberi ise sağlık gibi özel nitelikli verilerin korunmasına ilişkin çerçeveyi açıklar. Bu nedenle öğrenciye ilişkin bir görüşme formu, sınıf panosunda, genel WhatsApp grubunda veya yetkisiz kişilerin erişebildiği ortak dosya klasöründe tutulmamalıdır.

İhmal, istismar, ciddi güvenlik riski veya yetkili makamların hukuki talepleri gibi durumlarda gizlilik ilkesi yanında uygulanması gereken bildirim ve koruma yükümlülükleri olabilir. “Her koşulda aile dışında hiç kimseye bilgi verilemez” ifadesi de “rehberlik kaydı isteyen herkese açılır” ifadesi de doğru değildir. Yetkili kurum, mevzuat ve çocuğun üstün yararı esas alınmalıdır. Örnek formları internette yayımlarken gerçek öğrenci/veli adı, telefon veya sağlık bilgilerini kullanmayın.

BelgeHazırla ile veli görüşme formu düzenleme

Veli Görüşme Formu Oluştur sayfasını açın. Öğrenci ve veli bilgilerini, görüşme tarihini, görüşmenin konusunu ve yalnızca gerekli çalışma özetini ilgili alanlarda düzenleyin. Form mevcutsa izleme tarihi, sonuç ve öneri bölümünü de kontrol edin. Önizlemede satır taşmaları, tarih bilgileri, okul adı ve imza alanları doğru görünmelidir. Kullanılan şablondaki örnek yıllar güncelliğini yitirmişse kendi eğitim-öğretim yılınıza uygun biçimde değiştirin.

BelgeHazırla'nın formu eğitim amaçlı düzenleme aracıdır; MEB'in kendi web sitesinden indirilen resmî formun birebir aynısı olduğu ileri sürülmemelidir. Kurumunuzun onaylı veya zorunlu tuttuğu form farklıysa onu kullanın. Öğrenciye ilişkin hassas bilgileri çevrim içi belge araçlarına girerken gizlilik politikası ve veri işleme şartlarını incelemek gerekir. Mümkünse herkese açık paylaşım veya ekran görüntüsü üretmeden, kurumun güvenli kayıt usulü izlenmelidir.

Sık sorulan sorular

Veli görüşme formu ile veli toplantı tutanağı aynı mı?

Hayır. Bireysel görüşme formu, bir öğrenci ve ailesiyle yürütülen görüşmenin mesleki kaydına odaklanır. Veli toplantı tutanağı ise sınıf veya okul çapında toplu toplantının gündem ve kararlarını içerir. Birinin alanları diğerini karşılamak zorunda değildir.

İlk veli görüşmesinde aynı form kullanılmak zorunda mı?

MEB'in yayımladığı belirli bir veli görüşme formunun yönergesi, kullanım amacını ilk görüşmeden sonra yapılan görüşmeler olarak açıklar. Kurumunuzdaki ilk görüşme için uygulanacak ayrı form ve kayıt usulünü kontrol edin.

Veli görüşmesi kayıtları herkese açık tutulabilir mi?

Hayır. Öğrenci ve aile bilgilerine erişim yetki, amaç ve gizlilik koşullarıyla sınırlandırılmalıdır. Görüşme kaydını sınıf duyuru grubuna göndermek uygun değildir.

Formda tanı yazmak gerekli mi?

Görüşmenin amacı ve yetkili kayıt süreci gerektirmiyorsa gereksiz tanı veya sağlık ayrıntısı yazılmamalıdır. Mesleki gözlem, tanı koyma işlemiyle karıştırılmamalıdır.

Bir görüşme yapılınca dosya tamamlanmış olur mu?

Her zaman değil. Sonuç, öneri ve gerekiyorsa izleme planı görüşmenin amacına göre değerlendirilmelidir. Sonraki görüşme, okul-aile iş birliğinin sürdürülebilirliği bakımından önem taşıyabilir.

Sonuç: Formu değil öğrencinin yararını merkeze alın

Veli görüşme formu ancak amaçlı ve etik bir görüşmenin parçasıysa değerlidir. Resmî formun alanlarını tanıyın, görüşmeyi önyargısız yürütün, gereksiz özel veri toplamaktan kaçının ve sonucu izlenebilir bir öneriyle ilişkilendirin. BelgeHazırla'nın veli görüşme formu oluşturucusu düzenleme süresini azaltabilir; ancak mesleki değerlendirme, gizlilik ve kurumsal kayıt sorumluluğu yetkili kişilerdedir.

Resmî kaynaklar

• MEB Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü – Veli Görüşme Formu ve Yönergesi
• Resmî Gazete – Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği
• MEB – Okul Randevu Sistemi, 21 Eylül 2026
• KVKK – Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Rehber
• KVKK – Okul rehberlik görüşmeleri ve kişisel veri işleme hakkında Kurul karar özeti

Kaynak kontrolü: 25 Ekim 2026. Gerçek veli görüşmelerinde resmî kurum formları, etik ilkeler, veri güvenliği ve çocuğun üstün yararı esastır.